1. É recomendável que você e sua empresa mostrem coesão e organização. O conteúdo e a forma espelham que vocês se planejam e dão valor ao uso do tempo. Quanto mais desorganizado você estiver, mais sujeito às urgências será e menos poderá cobrar organização dos outros.
2. Se a urgência está sendo motivada por comunicação inconsistente, falha ou inadequada, comece a pensar nos seus telefonemas, reuniões e e-mails com mais carinho. Seus e-mails são bem estruturados? Neles ficam claras as diretrizes e ações futuras? Nas reuniões, você começa pelo mais importante? Ao terminar envia um e-mail com os itens discutidos e ações acordadas para os outros participantes? Nos telefonemas, você é cordial, porém objetivo? Sempre fala o mais importante primeiro? Essas perguntas devem ser respondidas com o máximo de objetividade e sinceridade, pois isso determina os argumentos e as conclusões sobre o que mudar.
3. Se a urgência está sendo gerada por processos deficientes ou inexistentes, mencione o problema em seus relatórios e liste as últimas ocorrências urgentes. Se você for administrador, organize a sua equipe de trabalho para agir em relação aos problemas detectados, que serão hierarquizados de acordo com o seu nível de importância e urgência.
4. Quando chegar a sexta-feira, pense nas possíveis coisas que podem se tornar urgências na próxima semana e proponha um plano de ação preventivo.
5. Revise a sua agenda ao final do expediente e pela manhã, identificando coisas que se tornarão urgências no dia seguinte. Antecipe-as reorganizando a agenda.
6. Nunca deixe a desorganização e a urgência reconquistarem o seu tempo.
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